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MP/MG-S-001-A	1 marzo 2006	UTE-CPP

El presente manual se encuentra documentado basado en la siguiente estructura de documentación:

Marco Teórico – Mt
Procesos – P
Formularios – F
Especificaciones - E
Sistemas – S
Registros – R

Esta lista no es limitativa de nuevos tipos de documentos que podrían ser integrados en el futuro.

Marco Teórico – Mt – Se refiere a textos explicativos del tema al cual corresponden, pueden referirse a aspectos organizacionales, operativos, técnicos, jurídicos. Normalmente introducen un tema estableciendo la base conceptual del mismo.

Procesos – P – Son descripciones en texto y diagrama de procesos propios de la gestión de una fiscalía. Establecen la forma en que deben desarrollarse las actividades y a cargo de quien están dentro de la organización.

Formularios – F – Son instrumentos de captura, registro y transmisión de información.

Especificaciones – E – Indican los aspectos esenciales que debe poseer un documento, actuación, pericia y otros aspectos, de forma que guía a quienes deben recibirlas sobre si cumplen o no con las especificaciones técnicas establecidas.

Sistemas – S – Son un conjunto de aspectos integrados, los cuales forman parte del modelo de gestión. Ejemplo: Sistema de numeración de casos, sistema
de indicadores de gestión. En sí mismos integran el aspecto teórico, procesal y técnico.

Registros – R – Son datos permanentes, no simples mecanismos de captura y transmisión de información, sino registros permanentes a todo lo largo de una gestión, ejemplo: Registro de Evidencias, de un proceso, ejemplo Expediente Caso #.

Numeración. Cada documento tiene una identificación única compuesta por la identificación del modelo de gestión MP/MG (Ministerio Público / Modelo de Gestión), la identificación del tipo de documento (Mt, P, F, E, S, R), el número secuencial dentro de su tipo de documento, y una letra del abecedario (A) que indica el número de la versión a que corresponde el documento.

Modificaciones. Los documentos de esta manual deberán utilizarse sin modificaciones que no cuenten con autorización. El mecanismo de modificación se establece a través de propuestas generadas por cualquier integrante del Ministerio Público y sometidas a la unidad que sea designada con la responsabilidad de dar mantenimiento al presente sistema de documentación, quienes a su vez la trasladarán a los niveles de autorización que sean establecidos institucionalmente.

Cada modificación es registrada en el encabezado del documento, indicando las fechas de la revisiones y modificando la numeración antes explicada en
su último componente (A, B, C, D…..) Asimismo estas modificaciones son registradas en la Lista Maestra del sistema de documentación.

Lista Maestra de Documentación. Es el inventario permanente (registro) de los documentos del sistema con sus modificaciones correspondientes.

Auditoria de Procesos. Este manual constituye un instructivo de operación y actuación en el aspecto operativo y técnico de las Procuradurías Fiscales,
por lo tanto constituye en sí mismo un referente para auditar las prácticas vigentes en las dependencias del Ministerio Público.

Actualización. Siendo la gestión un proceso dinámico, y en reconocimiento de que todo proceso es susceptible de mejoras continuas, este documento
deberá ser modificado periódicamente como reflejo de una organización que busca mecanismos de mejorar su desempeño en forma continua.